Les documents comptables

 La facture

C’est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou de service.

C’est une pièce comptable pour laquelle un créancier (un fournisseur) établit une créance vis-à-vis d’un créditeur (son client) en vue de de déclencher le paiement de la prestation à ce client.

Voici les mentions obligatoires :

-         L’entête

-         Le numéro de la facture et sa date d’émission. (Les numéroter de façon chronologique).

-         Les coordonnées complètes de votre entreprise : nom et adresse

-         Votre numéro d’identification à la TVA

-         Les coordonnées complètes du destinataire de la facture : nom et adresse.

-         Les services vendus

-         La description de chaque service vendu et leur date de commande ou de réalisation.

-         Les informations tarifaires : coût HT, quantité vendue, taux de TVA, montant TTC.

-         Les réductions accordées, s’il y a lieu.

-         Le total de la facture et modalités de règlement

-         Le montant total de la facture et le montant des taxes, par taux d’imposition.

-         Les modalités et les échéances de règlement : dates et montants à percevoir ou déjà perçus

-         Modes de règlement : Carte bancaire-espèces-chèques (validité 1 an et 8 jours)

Dev​​is

Un devis est un document écrit par lequel un fournisseur ou un prestataire de services propose un prix pour un bien ou un service.

-         Intérêt pour le client :

Comparer les prix et les prestations fournies

-         Un devis est-il obligatoire ?

Pas nécessairement sauf si le montant des prestations dépasse 150€ TTC

-         Un devis est-il gratuit ou payant ?

En générale, un devis est gratuit. Mais le vendeur peut décider de la faire payer. Dans ce cas, il est obligé de l’indiquer sur le devis.

-         Validité ?

La jurisprudence établie que la validité accordée à un devis est en général de 3 mois.

Il est préférable d’indiquer une date de fin de validité : par exemples, « Ce devis est valable pour une durée de 30 jours. »

-         Engagement :

Le devis n’engage le client qu’à partir du moment où il l’a renvoyé signer accompagné de la mention « bon pour accord »

-         Estimer le prix de vente de votre prestation :

Prix de vente = coût de revient + marge

Il convient cependant de garder à l’esprit que la fixation du prix de vente doit également tenir compte des prix pratiqués par les concurrents sur les prestations comparables.

-         TVA ?

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous n’êtes pas assujetti a la TVA, précisez donc : « TVA non applicable »

Pour les autres formes de sociétés, ajoutez un taux de TVA de 10%. Pour un transfert et 20% pour une mise à disposition.

-         Litige :

Un devis signé par les deux parties devient un document contractuel au regard du Code civil.

En cas de litige ultérieur, le devis est alors le document de référence.

-         Mentions obligatoires :

·        Identification du prestataire qui rédige le devis :

Nom et raison sociale + adresse complète + téléphone + email et site internet

·        Identification de la personne qui a demandé le devis :

Nom, prénom ou raison sociale, adresse, téléphone

·        La mention « devis » écrit en grand caractère avec son numéro.

·        La date du devis ainsi qu’une date de validité

·        L’intitulé et le détail des prestations

·        La liste des prix et le total des montants

La mention « signature client précédé de la mention bon pour accord »

Le Livre-Journal

Le livre-journal est obligatoire pour tous les commerçants soumis ou optant pour le régime réel d’imposition, artisans et sociétés commerciales, professions libérales, etc. Celui-ci fait état de tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise.

Vous avez l’obligation :

D’inscrire quotidiennement et chronologiquement toutes les opérations qui transforment l’actif de l’entreprise.

 A chaque inscription, il faut indiquer la source de l’opération et les références permettant de retrouver les pièces justificatives.

Notez que lorsque des précisions seront à apporter, vous pouvez utiliser plusieurs journaux comptables, c’est ce que l’on appelle les journaux auxiliaires (journal des achats, des ventes, etc.). Dans ce cas, le livre-journal va centraliser les écritures des différents livres.

Le Grand-Livre

Le grand livre retranscrit l’ensemble des mouvements de comptabilité classés par compte au cours d’un exercice. Il est également utilisé en comptabilité pour présenter le solde du compte en début de compte et le solde final. Il permet une lecture rapide et détaillée des comptes et d’ainsi retrouver les correspondances entre les différents mouvements.

Ce document doit obligatoirement être conservé pendant 10 ans, et ce, à compter de la date de la dernière inscription sur le livre.

Comment doit être présenté le grand livre ?

Il n’existe pas de forme particulière à respecter pour la présentation du grand livre. Il peut être manuscrit ou numérique. Par exemple, celui-ci pourra être présenté sous la forme d’un fichier informatique ou d’un registre relié.

Toutefois notez qu’il ne doit y avoir aucun blanc ni aucune altération afin de garantir le caractère définitif de ce document comptable.

Quelles informations doivent figurer dans le grand livre ?

En revanche, s’il n’existe pas de présentation standard, il est tout de même nécessaire de respecter un certain formalisme. En effet, la liste de l’ensemble des comptes doit apparaître dans l’ordre de numéro (classe 1, classe 2, classe 3, etc.) Prévu par le plan comptable de l’entreprise.

Ainsi, pour chaque compte et dans l’ordre chronologique des opérations effectuées, devront être obligatoirement mentionnés :

-         Le numéro du compte 

-         Le nom du compte

-         La date de l’opération 

-         Le libellé de l’opération 

-         La référence de l’opération (numéro de pièce) 

-         Le journal utilisé (banque, achats, ventes, opérations diverses) 

-         Le montant (débit/crédit).